Timemanagement 101 voor jonge dokters, deel 2: de twee-minutenregel en next actions

Door Wouter. In de deel 1 van deze reeks liet ik het al een beetje doorschemeren: timemanagement gaat niet alleen over het goed indelen van je tijd, maar voor een groot deel ook over het leegmaken van je hoofd. Je krijgt zo weer ruimte in je hoofd voor de dingen waar je op dat moment mee bezig bent. Het belangrijkste hierbij is dat je álles opschrijft wat je moet/wilt doen en dat je zeker weet dat je terugkomt bij de plek waar je dingen opschrijft. Ontbreekt één van deze voorwaarden dan is het moeilijk uit je hoofd te zetten doordat je er niet zeker van kunt zijn dat je iets niet vergeet. Schrijf vooral ook niet alleen de dingen op die je moet doen, maar ook de dingen die je wilt doen. Uiteindelijk wil je rust krijgen in je hoofd doordat je weet dat je niets gaat vergeten. Dingen die je wilt doen nemen ook ruimte in, opschrijven dus. Tot zo ver de recap.

Van opschrijven naar uitvoeren

Takenlijstjes zijn mooi en kunnen helpen, maar bieden heel vaak nog niet de uitkomst die we willen. Het levert, bij mij in ieder geval, vaak een vorm van uitstelgedrag op (klik hier voor een prachtig TED-filmpje over procrastination). Het opschrijven van de dingen die ik moet doen zorgt er voor dat ik dingen niet/minder snel vergeet. Het helpt alleen niet bij het gedaan krijgen van deze dingen. Twee trucjes kunnen helpen om de stap te maken naar dingen gedaan krijgen: de twee-minuten regel en het bepalen van next actions.

Kun je iets binnen twee minuten doen? Doe het direct!

Sommige dingen zijn eigenlijk te klein om bij je te houden. Als opschrijven of er over nadenken net zoveel tijd kost als een actie zelf is het beter om datgene direct uit te doen. Om hier een onderscheid in te maken is een cut off  van een minuut of twee handig. Twee minuten tijd heb je eigenlijk altijd wel. Niet treuzelen. Ook al heb je geen zin, toch doen. Het in je hoofd houden van al deze kleine dingen kosten namelijk ook energie. En in totaal kost dit meer energie dan die twee minuten elke keer doordat het je hoofd op de achtergrond bezighoudt. Door de twee-minuten-regel aan te houden verminder je de achtergrondruis in je hoofd. Deze ruis is er altijd, maar je pas echt opvallen als deze minder wordt. Dat ene receptje? Direct uitschrijven dus. Die korte vraag aan die neuroloog die je nog wilde stellen? Direct voor bellen. Heb je juist het gevoel dat je dit de hele dag aan het doen bent? Kijk dan waar dit vandaan komt. Komt het uit jezelf of doordat je vaak gestoord wordt? De eerste ligt mogelijk aan het stellen van prioriteiten (dit komt terug in de volgende blogs), de tweede kun je voor kijken of je afspraken voor kunt maken. Vraag anderen hun kleine (niet belangrijke) dingen op te sparen om ze zo in één keer te kunnen doen. Dit is ook voor hen efficiënter.

Rust in je hoofd door het bepalen van next actions

Als je alles perfect opschrijft denk je aan dingen. Om dingen gedaan te krijgen moet je echter ook over dingen denken. Je moet ze immers doen. Soms heb je de tijd niet om iets direct te doen. Dan kan het al rust geven om te starten met het bepalen van de volgende stappen, i.e. het bepalen van next actions. Zo wordt wat je moet doen kleiner en behapbaarder en is de kans dat áls je wat tijd hebt je het ook doet. Als je er op dat moment nog  over moet denken wat je eigenlijk moet gaan doen is de drempel groter. Als ik op schrijf ‘Literatuur onderzoek doen voor artikel’ zie ik een berg werk. Schrijf ik daarentegen ‘PubMed search doen om literatuuronderzoek te starten voor artikel’ dan is dat al een stap concreter. Nog concreter is zelfs ‘Bedenken van PubMed key words (…)’ om zo precies te weten wat ik moet doen. Heb ik dit gedaan dan bepaal ik (pas) de volgende stap.

Verleidelijk is om gelijk bij het opschrijven tot dit concrete level te willen komen. Het risico bestaat dan dat je iets niet meer opschrijft doordat je over een next action vaak al even over na moet denken. Zelf gooi ik daarom alles in een verzamel Inbox en zoek het later uit. Dit uitzoeken doe ik op dode momentjes tussendoor, als ik sta te wachten op de trein bijvoorbeeld. Zo kan ik toch snel iets neerkalken als ik me iets bedenk zonder er goed over na te moeten denken. Zie voor meer hierover ook de vorige blog.

Wrap-up in stappen

Het geheel komt dus ongeveer op het volgende neer:

Je bedenkt je iets wat je moet doen.

In de volgende blog zullen we de overstaap maken naar het ‘klassieke’ timemanagement. Hoe ga je om met je tijd als je het druk hebt en hoe kies je wat je eerst gaat doen: prioriteren en timeboxen.

 

Mis je dingen of heb je aanvulling? Laat het dan weten zodat ook anderen hiervan kunnen profiteren. Mail naar wouter@dejongedokter.nl.