, , ,

BLOG: Timemanagement 101 voor jonge dokters, deel 2: de twee-minutenregel en next actions

Door WouterIn de deel 1 van deze reeks liet ik het al een beetje doorschemeren: timemanagement gaat niet alleen over het goed indelen van je tijd, maar voor een groot deel ook over het leegmaken van je hoofd. Je krijgt zo weer ruimte in je hoofd voor de dingen waar je op dat moment mee bezig bent. Het belangrijkste hierbij is dat je álles opschrijft wat je moet/wilt doen en dat je zeker weet dat je terugkomt bij de plek waar je dingen opschrijft. Ontbreekt één van deze voorwaarden dan is het moeilijk uit je hoofd te zetten doordat je er niet zeker van kunt zijn dat je iets niet vergeet. Schrijf vooral ook niet alleen de dingen op die je moet doen, maar ook de dingen die je wilt doen. Uiteindelijk wil je rust krijgen in je hoofd doordat je weet dat je niets gaat vergeten. Dingen die je wilt doen nemen ook ruimte in, opschrijven dus. Tot zo ver de recap.

Van opschrijven naar uitvoeren

Takenlijstjes zijn mooi en kunnen helpen, maar bieden heel vaak nog niet de uitkomst die we willen. Het levert, bij mij in ieder geval, vaak een vorm van uitstelgedrag op (klik hier voor een prachtig TED-filmpje over procrastination). Het opschrijven van de dingen die ik moet doen zorgt er voor dat ik dingen niet/minder snel vergeet. Het helpt alleen niet bij het gedaan krijgen van deze dingen. Twee trucjes kunnen helpen om de stap te maken naar dingen gedaan krijgen: de twee-minuten regel en het bepalen van next actions.

Kun je iets binnen twee minuten doen? Doe het direct!

Sommige dingen zijn eigenlijk te klein om bij je te houden. Als opschrijven of er over nadenken net zoveel tijd kost als een actie zelf is het beter om datgene direct uit te doen. Om hier een onderscheid in te maken is een cut off  van een minuut of twee handig. Twee minuten tijd heb je eigenlijk altijd wel. Niet treuzelen. Ook al heb je geen zin, toch doen. Het in je hoofd houden van al deze kleine dingen kosten namelijk ook energie. En in totaal kost dit meer energie dan die twee minuten elke keer doordat het je hoofd op de achtergrond bezighoudt. Door de twee-minuten-regel aan te houden verminder je de achtergrondruis in je hoofd. Deze ruis is er altijd, maar je pas echt opvallen als deze minder wordt. Dat ene receptje? Direct uitschrijven dus. Die korte vraag aan die neuroloog die je nog wilde stellen? Direct voor bellen. Heb je juist het gevoel dat je dit de hele dag aan het doen bent? Kijk dan waar dit vandaan komt. Komt het uit jezelf of doordat je vaak gestoord wordt? De eerste ligt mogelijk aan het stellen van prioriteiten (dit komt terug in de volgende blogs), de tweede kun je voor kijken of je afspraken voor kunt maken. Vraag anderen hun kleine (niet belangrijke) dingen op te sparen om ze zo in één keer te kunnen doen. Dit is ook voor hen efficiënter.

Rust in je hoofd door het bepalen van next actions

Als je alles perfect opschrijft denk je aan dingen. Om dingen gedaan te krijgen moet je echter ook over dingen denken. Je moet ze immers doen. Soms heb je de tijd niet om iets direct te doen. Dan kan het al rust geven om te starten met het bepalen van de volgende stappen, i.e. het bepalen van next actions. Zo wordt wat je moet doen kleiner en behapbaarder en is de kans dat áls je wat tijd hebt je het ook doet. Als je er op dat moment nog  over moet denken wat je eigenlijk moet gaan doen is de drempel groter. Als ik op schrijf ‘Literatuur onderzoek doen voor artikel’ zie ik een berg werk. Schrijf ik daarentegen ‘PubMed search doen om literatuuronderzoek te starten voor artikel’ dan is dat al een stap concreter. Nog concreter is zelfs ‘Bedenken van PubMed key words (…)’ om zo precies te weten wat ik moet doen. Heb ik dit gedaan dan bepaal ik (pas) de volgende stap.

Verleidelijk is om gelijk bij het opschrijven tot dit concrete level te willen komen. Het risico bestaat dan dat je iets niet meer opschrijft doordat je over een next action vaak al even over na moet denken. Zelf gooi ik daarom alles in een verzamel Inbox en zoek het later uit. Dit uitzoeken doe ik op dode momentjes tussendoor, als ik sta te wachten op de trein bijvoorbeeld. Zo kan ik toch snel iets neerkalken als ik me iets bedenk zonder er goed over na te moeten denken. Zie voor meer hierover ook de vorige blog.

Wrap-up in stappen

Het geheel komt dus ongeveer op het volgende neer:

Je bedenkt je iets wat je moet doen.

In de volgende blog zullen we de overstaap maken naar het ‘klassieke’ timemanagement. Hoe ga je om met je tijd als je het druk hebt en hoe kies je wat je eerst gaat doen: prioriteren en timeboxen.

 

Mis je dingen of heb je aanvulling? Laat het dan weten zodat ook anderen hiervan kunnen profiteren. Mail naar wouter@dejongedokter.nl.

, ,

BLOG: Timemanagement 101 voor jonge dokters, deel 1

Door WouterIedereen verwacht dat je het kunt en oh zo belangrijk om goed te kunnen: timemanagement. Wil je het leren? Dan zijn er vele dikke pillen geschreven over hoe je je tijd het beste kunt managen. Tegengesteld aan wat je wilt bereiken kost timemanagement op deze manier tijd. Wij gaan timemanagement weer tijdbesparend maken in slechts beperkte tijd door in de komende tijd een serie blogs te posten met tips en trucs over hoe je effectief je tijd kunt managen.

Vrijwel alle wijsheden die we hier zullen plaatsen hebben we niet zelf verzonnen, maar komen uit boeken als Getting Things Done, Essentialism e.a. (ja, echt, sommige mensen vinden het leuk deze boeken te lezen).

Om te zorgen dat je geen uren kwijt bent met het lezen van deze serie blogs zullen we elke keer een aantal punten kort behandlen die je snel kunt toepassen. Veel dingen klinken simpel en zijn dat ook. Timemanagement is niet moeilijk, wel is het een kwestie van consequent doen.

Maak ruimte in je hoofd, alles uit je hoofd

Waarom ben je druk in je hoofd? — Iedereen heeft het druk tegenwoordig. Eerder was het druk hebben iets om trots op te zijn, nu lijkt iedereen het te kunnen. En leven we met z’n allen niet meer in het moment. We denken aan heel veel dingen, maar denken nog weinig over dingen. Dit komt onder andere doordat de hoeveelheid dingen die we moeten doen in de afgelopen jaren enorm is toegenomen. Helaas loopt evolutie achter en kan een mens nog steeds maar één ding tegelijk, waardoor we vaak met ons hoofd ergens anders zijn dan ons lijf op dat moment is (terwijl ik dit artikel aan het schrijven ben bedenk ik me dat ik ook nog die mail van een collega moet beantwoorden, mijn vriendin terug moet appen, die ene patiënt om informed consent moet vragen en dat consult niet moet vergeten).

 

“We denken aan heel veel dingen, maar denken nog weinig over dingen.”

 

Het aantal dingen dat je per dag moet onthouden wordt geschat in de honderden, terwijl de meeste mensen maximaal zeven dingen in hun actieve werkgeheugen kunnen houden. Dit zorgt ervoor dat de dingen die je moet doen continu naar boven komen, even blijven hangen en je ze vervolgens weer vergeet. Het resultaat: een “ohja”-reactie. Elke keer dat dit gebeurt levert dit een beetje stress op. Al deze beetje zorgen echter voor veel stress.

Hoe los je dit op? — Alles opschrijven. Hoe minder dingen je in je hoofd hebt hoe minder afleiding er is voor de dingen die je aan het doen bent. Zelf heb ik het opschrijven van dingen vaak horen langskomen, maar lukte het me tot voor kort nooit om dit ook echt goed consequent te doen. Opschrijven geeft pas ruimte in je hoofd als het aan een aantal dingen voldoet:

    1. Zorg dat je één plek hebt waar je álles opschrijft en waar je terug komt
      Belangrijk aan deze plek is (1) dat je het terugvindt en (2) er ook later weer tegenkomt. Als niet aan deze twee voorwaarden wordt voldaan zullen de dingen die je moet doen terug blijven komen omdat je net kan controleren of je het gedaan hebt. Deze plek kan zowel op papier of of digitaal zijn. Zeker digitaal zijn er ondertussen legio apps die je hierbij helpen, Wunderlist, Evernote en Things zijn hier voorbeelden van. Wij gebruiken bij De Jonge Dokter Wunderlist.
    2. Breng een scheiding aan tussen het ‘even snel’ opschrijven van to do’s en het bedenken wat je ermee gaat doen.
      Eerder schreef ik niets op, omdat ik dacht dat ik voor elke to do ook een plan moest hebben. Dit kostte vaak te veel ruimte in mijn hoofd, dus deed ik het niet. Wat hierbij enorm geholpen heeft is het scheiden van het vangen van dingen die ik moest doen het categoriseren hiervan. Hierdoor hoefde ik niet meer na te denken over de dingen die ik moest doen, maar alleen even snel iets op te schrijven. Het categoriseren en bedenken wanneer ik wat moest doen kon ik zo later bedenken op een moment dat het beter uitkwam. Het is dus belangrijk dat je een paar keer per dag op die plek terugkomt?

Mijn actieplan: op papier = uit het hoofd

Om het nog makkelijker te maken hier de stappen die ik gezet heb om het vangen van de dingen die ik moet doen mogelijk te maken:

Voorbereiding

  1. Download een app die je fijn vindt ik gebruik (in mijn geval is dat Wunderlist)
  2. Maak indien deze niet bestaat een Inbox categorie aan
  3. Maak verschillende categoriën aan voor de dingen die je moet doen (bijvoorbeeld: @Home, @Werk, Onderweg)

Uitvoering

  1. Vanaf nu vang je alles wat je je bedenkt in de Inbox. Hoe slordig je het daar opschrijft maakt niet uit, als het er maar staat en je het binnen een paar dagen nog begrjipt.
  2. Verwerk nu eens per dag de dingen die je hebt opgeschreven in je Inbox. Dit kost je hoogstens een paar minuten, maar zorgt er wel voor dat je overzicht houdt en er even over nadenkt.
  3. Tijd om dingen die je moet doen te doen? Ga naar de juiste categorie en begin aan je taken.

Mis je dingen of heb je aanvulling? Laat het ons dan weten zodat ook anderen hiervan kunnen profiteren. Mail naar wouter@dejongedokter.nl.

P.S. Inmiddels is ook deel 2 van deze serie verschenen. Klik hier om verder te lezen.